Privacy op de werkvloer

Privacy op de werkvloer

In april van 2018 gaf het Hagaziekenhuis 85 medewerkers een officiële waarschuwing na het onrechtmatig inkijken van het patiëntendossier van realityster Barbie. Zouden de werknemers nog eens zo’n fout maken, dan zou ontslag op staande voet volgen. De privacy op de werkvloer was ver te zoeken. Alle medewerkers kregen een brief waarin het belang van beroepsgeheim, vertrouwelijkheid en privacy nog maar eens werd benadrukt. De kwestie kwam aan het licht door een klokkenluider.

 

Werknemers hebben zich te houden aan privacy regels richting klanten en zakenrelaties, maar werknemers hebben zelf ook recht op privacy. Een grondrecht dat elke werkgever dient te respecteren.

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) moeten werkgevers duidelijk zijn over welke gegevens er van de werknemer worden verzameld, met welk doel, wat ermee gebeurt, waar ze worden bewaard en hoe zij worden beveiligd.

 

Welke persoonsgegevens verzamelen werkgevers?

Werkgevers zullen vaak directe persoonsgegevens verzamelen zoals: NAW-gegevens, telefoonnummers, e-mailadressen en bankrekeningnummers. Minder vaak zullen er indirecte gegevens worden verzameld: kentekennummer lease-auto en IP-adres. Tot slot kan een werkgever gevoelige c.q. bijzondere persoonsgegevens verzamelen, zoals: Burgerservicenummer (BSN), ras (pasfoto) en gezondheid. Veelal zijn deze gegevens terug te vinden in een personeelsdossier.

Is dat nu erg? Dat werkgevers die persoonsgegevens hebben?

Nou, nee! Zolang de werkgever alleen die persoonsgegevens verzamelt, bewaart, etc. (en dus verwerkt), die noodzakelijk zijn om uitvoering te geven aan de afspraken zoals die in de arbeidsovereenkomst zijn overeengekomen. Elke werknemer wil immers dat zijn salaris wordt uitgekeerd. Het wordt pas problematisch als de werkgever persoonsgegevens verzamelt en bewaart die hij niet nodig heeft. Of nog erger, gebruikt voor een doel waarvoor ze niet verzameld of bewaard zijn. Zo mogen camerabeelden niet gebruikt worden om disfunctioneren van een werknemer te bewijzen, als de camera er hangt om diefstal van materiaal te voorkomen.

 

Waarom moeten die persoonsgegevens worden beschermd?

Het spreekt voor zich dat niemand graag wil dat persoonsgegevens “op straat komen te liggen”. Deze gegevens moeten dan ook door werkgevers worden beschermd om misbruik c.q. fraude (cybercrime) te voorkomen.

Welke rechten hebben werknemers?

Werknemers hebben het recht:
– op inzage van hun gegevens;
– op rectificatie van de gegevens;
– op vergetelheid;
– op beperking van verwerking van persoonsgegevens;
– op overdraagbaarheid van persoonsgegevens;
– van bezwaar tegen verwerking van persoonsgegevens; en
– om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde individuele besluitvorming, waaronder profilering.

 

Welke afdelingen binnen het bedrijf krijgen te maken met persoonsgegevens van werknemers?

De HR-afdeling, de ICT-afdeling en de financiële administratie krijgen in elk geval te maken met persoonsgegevens van werknemers. Ook leidinggevenden zullen veelal te maken krijgen met persoonsgegevens van werknemers in het kader van beoordelings- en voortgangsgesprekken. Leidinggevenden en werknemers op voornoemde afdelingen dienen in elk geval zorgvuldig om te gaan met de persoonsgegevens van hun collega’s.

 

Welk beleid en welke systemen hanteren werkgevers?

Uw werkgever zal meestal verschillende soorten beleid hanteren. Een personeelsbeleid, ziekteverzuimbeleid, social media beleid, etc..

Daarnaast zullen werkgevers op bepaalde afdelingen verschillende soorten (computer)systemen hanteren. Zoals een personeelsadministratiesysteem, een systeem voor de  salarisadministratie, etc..

 

Wat kan een OR doen om op te komen voor de privacyrechten van werknemers?

Een Ondernemingsraad kan opkomen voor de rechten van werknemers en kan gebruik maken van het instemmingsrecht, het recht op informatie, het adviesrecht en het initiatiefrecht. Wil een werkgever beleid vaststellen, wijzigen of intrekken omtrent: zieke werknemers, gebruik van social media door werknemers, cameratoezicht op de werkvloer, etc. dan dient de OR vooraf in te stemmen met een dergelijke regeling.

Wilt u weten hoe u om moeten gaan met uw persoonsgegevens en die van uw collega’s?

Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel?

Neem contact op! of:

Schrijf u direct in voor onze Masterclass:

Privacywetgeving – Privacy op de werkvloer: 21 september 2018.

Beperkt plaatsen beschikbaar.

Masterclass Privacywetgeving van 25 juni 2018 is beoordeeld met een: